WYTYCZNE W SPRAWIE KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ Z NIELETNIMI

Czerwiec 2011 r.

Basics

Komunikacja elektroniczna może odbywać się zarówno z wykorzystaniem narzędzi fizycznych, takich jak telefony komórkowe i kamery internetowe, jak też narzędzi niefizycznych, takich jak email, witryny internetowe, witryny sieci społecznościowych (takich jak Facebook), portale wymiany treści (np. YouTube), blogi i mikroblogi (np. Twitter) i inne witryny mediów społecznościowych.

Wszystkie decyzje związane z narzędziami komunikacji elektronicznej z nieletnimi powinny być podejmowane zawczasu, tj. przed użyciem jakichkolwiek takich narzędzi, przez kapłana lub dyrektora, nie zaś przez indywidualnego pracownika lub wolontariusza.

Przed podjęciem elektronicznej komunikacji z nieletnimi należy uzyskać pisemną zgodę ich rodziców. Należy zapytać rodziców na piśmie, jaką formę komunikacji preferują w kontaktach z ich dziećmi. Nauczyciele, katecheci, trenerzy, duszpasterze uczniówterze i inni nie powinni zbierać adresów e-maila i numerów telefonów od uczniów; takie informacje muszą przekazywać na piśmie rodzice. W przypadku dzieci młodszych (t.j. do klasy 8 włącznie), należy kontaktować się bezpośrednio jedynie z rodzicami. Jeżeli pracownicy lub wolontariusze podejmują kontakt bezpośrednio z nieletnimi, rodzice muszą otrzymywać kopie treści wszystkich wiadomości (przy czym kopia wiadomości nie musi być przesłana tym samym środkiem komunikacji, który był użyty do kontaktu z nieletnim).

Wiadomości elektroniczne muszą być krótkie i na temat. Komunikując się z nieletnim należy pisać lub mówić w taki sposób, jakbyśmy jednocześnie komunikowali się z jego rodzicami; granice przestrzegane w komunikacji ustnej obowiązują również w komunikacji elektronicznej. Całość komunikacji musi być zgodna z zasadami szkolenia Archidiecezji w sprawie bezpiecznego środowiska i z Kodeksem Postępowania, zob. (www.archdiocese-chgo.org/keeping children safe/code of conduct.shtm). Komunikacja naruszająca Kodeks Postępowania, niezależnie od jej nośnika, nie będzie tolerowana. Z wyjątkiem nadzwyczajnych okoliczności, wszelka komunikacja pomiędzy dorosłymi i nieletnimi powinna odbywać się w godzinach od 7:00 do 22:00. Dotyczy  to również umieszczania treści na witrynach internetowych i witrynach sieci społecznościowych.

Poniższe wytyczne zawierają konkretne zalecenia w sprawie posługiwania się pewnymi typowymi formami komunikacji elektronicznej:

Telefony komórkowe/SMS-y

  • W miarę możliwości należy posługiwać się linią telefoniczną szkoły lub biura do rozmów związanych z misją duszpasterską i sprawami szkolnymi.
  • Z wyjątkiem nagłych przypadków, nie należy bezpośrednio dzwonić do nieletnich (t. j. pod numer telefonu komórkowego nieletniego). Zamiast tego należy dzwonić pod numer rodziców lub rodziny.
  • Z wyjątkiem nadzwyczajnych okoliczności nie należy podawać nieletnim numeru osobistego telefonu komórkowego.
  • Nie należy komunikować się z nieletnimi indywidualnie poprzez SMSy. Jedną z możliwych alternatyw wobec tradycyjnych SMS-ów wysyłanych do pojedynczych osób jest stosowanie witryn sieci społecznościowych (zob. punkt 1 pod: „Witryny sieci społecznościowych”).

Email

  • Nie należy kontaktować się z nieletnimi poprzez osobiste adresy emaila. Do komunikacji należy stosować wyłącznie oficjalne konta Archidiecezji lub parafii.
  • W miarę możliwości zawsze należy wysyłać rodzicom kopię emaili wysłanych do nieletnich. W wypadku niektórych nieletnich (t.j. uczniów do 8. klasy włącznie), emaile należy wysyłać tylko do rodziców.
  • Nie należy dodawać nieletnich do listy adresowej osobistej poczty elektronicznej (np. podczas wysyłania i przesyłania emaili niezwiązanych z działalnością edukacyjną lub duszpasterską, nie należy dodawać nieletnich do listy odbiorców).
  • W przypadku otrzymania niestosownej wiadomości osobistej od nieletniego (szczególnie, jeżeli taka wiadomość ma charakter seksualny), należy zachować kopię wiadomości i zgłosić to przełożonemu

Witryny sieci społecznościowych

  • Pracownikom i wolontariuszom nie wolno posługiwać się osobistymi kontami stron witryn społecznościowych do kontaktowania się z nieletnimi. Zamiast tego parafia lub szkoła może stworzyć stronę grupy lub organizacji przeznaczoną wyłącznie do komunikacji na tematy związane z nauką i duszpasterstwem. Takie konta muszą być zarejestrowane na szkołę lub parafię, nie zaś na poszczególne osoby w obrębie organizacji. Wszystkie strony grup lub konta związane z duszpasterstwem/nauką powinny mieć odpowiednie tytuły odzwierciedlające ich oficjalny charakter. Hasła do takich kont powinny być dostępne kapłanowi lub dyrektorowi i dwóm innym pracownikom.
  • W polach profilu nie wolno umieszczać żadnych osobistych informacji kontaktowych. Należy w nich podawać wyłącznie oficjalne adresy emaila, numery telefonów do biura i stanowiska służbowe.
  • Konto powinno być skonfigurowane dla zapewnienia maksymalnej ochrony danych osobowych.
  • Szkoły i parafie mają prawo do informowania o swojej obecności na witrynach mediów społecznościowych; nie wolno jednak poszukiwać nieletnich i dołączać ich jako kontaktów lub „znajomych” (t. j. indywidualnie zapraszać, stosując narzędzia komunikacyjne witryny, do powiązania z grupą lub stroną).
  • Jeżeli nieletni stara się powiązać z osobistą stroną lub kontem sieci społecznościowej dorosłego, należy odrzucić lub zignorować zaproszenie nieletniego (np. należy zignorować zaproszenie do „dołączenia do listy znajomych”; nie należy „zaprzyjaźniać się” z nieletnim).
  • Nie należy umieszczać w Internecie zdjęć nieletnich bez uzyskania uprzednio pisemnej, podpisanej zgody rodziców lub opiekunów nieletniego. Nie należy umieszczać „tagów” przy zdjęciach nieletnich (t.j. opatrywać zdjęć podpisami w celu ułatwienia dostępu lub zwiększenia widzialności na witrynie).
  • Należy umieszczać komentarze jedynie w wątkach związanych z edukacją lub duszpasterstwem.
  • Nie wolno używać programów komunikacji błyskawicznej (np. chatu Facebooka) do komunikacji z nieletnimi.
  • Oficjalne ściany i strony muszą być często monitorowane pod kątem niestosownych komunikatów. Niestosowne komunikaty należy bezzwłocznie usuwać/kasować. Należy wyznaczyć konkretną osobę do monitorowania witryn i usuwania niestosownych treści.
  • Jeżeli osoby trzecie tworzą nieoficjalne grupy lub strony fanów na temat naszej grupy lub organizacji, należy okresowo przeglądać je pod kątem niestosownych treści (np. nieautoryzowane użycie symboli graficznych, znęcanie się, nękanie lub oczernianie, itp.). Można zgłaszać takie strony/grupy/użytkowników do opiekuna witryny i prosić o ich usunięcie.
  • Wszelkie treści umieszczane przez pracowników i wolontariuszy muszą być odzwierciedleniem nauk i wartości katolicyzmu.

Wszelkie pytania i komentarze należy kierować do Biura Usług Prawnych::

Maureen Murphy
mmurphy@archchicago.org
(312) 534-8303